Câu hỏi này không có một đáp án chung, vì mỗi khu vực trong văn phòng bẩn với tốc độ rất khác nhau. Nhà vệ sinh cần làm mỗi ngày; trần và máng đèn thì vài tháng một lần là đủ. Gộp tất cả vào một tần suất là hoặc lãng phí, hoặc để bẩn.
Dưới đây là tần suất Cánh Diều thường đề xuất khi tư vấn hợp đồng.
Tần suất theo từng khu vực
Hằng ngày
- Nhà vệ sinh — khu vực quyết định cảm nhận của khách tới làm việc
- Thu gom rác từng bàn và khu pantry
- Lau mặt bàn khu bếp, bồn rửa, máy pha cà phê
- Lau sàn khu vực đi lại chính và sảnh lễ tân
Hằng tuần
- Hút bụi toàn bộ thảm sàn
- Lau kính mặt trong, vách ngăn kính
- Lau tay nắm cửa, công tắc, nút thang máy — bề mặt tiếp xúc nhiều
- Vệ sinh tủ lạnh chung
Hằng tháng đến hằng quý
- Tổng vệ sinh: trần, máng đèn, gầm bàn, khe tủ, chân tường
- Vệ sinh lưới lọc điều hoà
- Lau kính mặt ngoài
- Giặt thảm và ghế văn phòng (thường 6 tháng)
Vì sao nhà vệ sinh phải là hằng ngày
Không chỉ vì mùi. Bề mặt trong nhà vệ sinh là nơi vi khuẩn lây chéo nhanh nhất trong văn phòng — tay nắm cửa, vòi nước, nút xả. Một ngày bỏ qua đủ để cặn vôi bắt đầu bám vào men sứ, và cặn vôi để lâu thì phải dùng hoá chất mạnh mới lấy được, tốn hơn nhiều so với lau mỗi ngày.
Đây cũng là khu vực nhân viên phàn nàn nhiều nhất và khách đánh giá công ty nhanh nhất. Nếu ngân sách hạn chế, đây là chỗ cuối cùng nên cắt.
Trực theo ca hay thuê theo lần
Cách ước lượng đơn giản: dưới khoảng 300 m² và dưới 20 người, thuê theo lần 2–3 buổi mỗi tuần thường rẻ hơn. Trên mức đó, hoặc có khách ra vào thường xuyên, thì một nhân viên trực cố định vừa rẻ hơn tính trên đầu việc vừa giữ được mặt bằng sạch ổn định cả ngày.
| Tiêu chí | Trực theo ca | Thuê theo lần |
|---|---|---|
| Phù hợp quy mô | trên 300 m² hoặc trên 20 người | dưới mức đó |
| Xử lý sự cố trong ngày | có ngay | phải chờ buổi kế tiếp |
| Chi phí cố định hằng tháng | cao hơn | thấp hơn |
| Chi phí trên mỗi đầu việc | thấp hơn | cao hơn |
| Cần quản lý, giám sát | nhiều hơn | ít hơn |
Trên thực tế, nhiều văn phòng chọn kết hợp cả hai: một nhân viên trực bán thời gian lo phần hằng ngày, cộng một đội tổng vệ sinh tới theo quý lo phần trên cao và giặt thảm. Cách này thường tối ưu nhất về chi phí.
Hợp đồng nên ghi những gì
Đây là phần quan trọng nhất và hay bị bỏ qua nhất. Hợp đồng trực theo tháng phải ghi rõ danh mục công việc theo ngày, theo tuần và theo tháng.
Không ghi rõ thì sau vài tháng phạm vi công việc có xu hướng thu hẹp dần về mấy việc dễ thấy nhất — lau bàn và đổ rác — trong khi phần trần, khe tủ và lưới lọc điều hoà lặng lẽ bị bỏ. Khi phát hiện thì bạn cũng không có cơ sở gì để nói lại.
Ba khoản khác nên ghi rõ:
- Số nhân sự và khung giờ có mặt — để biết khi nào bị thiếu người
- Ai chịu vật tư tiêu hao — giấy, xà phòng, túi rác
- Xử lý khi nhân viên nghỉ đột xuất — có người thay trong ngày hay không
Vật tư tiêu hao ai chịu
Hai phương án đều phổ biến. Bên bạn tự mua thì rẻ hơn nhưng phải theo dõi tồn kho; đơn vị vệ sinh cung cấp thì tiện hơn nhưng đắt hơn khoảng 8–12%.
Điều cần tránh là để mập mờ. Không ghi rõ thì đến lúc hết giấy sẽ có tranh cãi, và người chịu thiệt là nhân viên trong văn phòng.
Dấu hiệu đơn vị đang làm cắt xén
- Gầm bàn và chân tường bám bụi trong khi mặt bàn vẫn sạch — dấu hiệu chỉ làm phần nhìn thấy
- Máng đèn xỉn màu sau vài tháng — phần trên cao bị bỏ qua
- Miệng gió điều hoà đen viền — lưới lọc lâu chưa vệ sinh
- Thùng rác được đổ nhưng không lau — bên trong bắt đầu có mùi
- Nhân viên đến muộn và về sớm hơn giờ ghi trong hợp đồng
Cách kiểm đơn giản nhất là mỗi tháng đi một vòng với danh mục công việc trong tay, soi vào đúng những chỗ khuất. Việc này mất mười phút và giữ được chất lượng cả năm.
Câu hỏi thường gặp
Cần tư vấn cho trường hợp cụ thể?
Mỗi văn phòng có mặt bằng và nhịp làm việc khác nhau. Gọi hoặc nhắn Zalo 0379.853.453, gửi kèm vài tấm ảnh hiện trạng — Cánh Diều ước lượng được ngay và hẹn lịch khảo sát miễn phí trong nội thành TP. HCM.
Xem chi tiết dịch vụ: Vệ sinh văn phòng · Bảng giá tham khảo · Liên hệ